ASSISTANT(E) ORGANISATION & COORDINATION – H/F_COTE D'IVOIRE

À PROPOS D'EBHI :

EBHI (Entrepreneur Business Hub International) est un acteur dynamique dans le développement de start-ups à fort potentiel, avec une vision axée sur l'innovation et l'impact significatif à travers divers secteurs. Nous réunissons une équipe pluridisciplinaire, allant de la comptabilité au marketing digital, qui partage une passion commune pour l'excellence. Chez EBHI, nous plaçons l'innovation au cœur de nos actions, en valorisant l'intégrité, la loyauté, l'autonomie, ainsi que les compétences techniques.

DESCRIPTION DU POSTE :

Ce poste ne se limite pas à l’assistanat administratif. Vous intervenez au cœur du fonctionnement quotidien de l’entreprise : vous organisez les demandes, suivez les engagements, coordonnez les projets, structurez les procédures et veillez à ce que les informations, les responsabilités et les échéances restent maîtrisées.

Vous devez être capable d’agir concrètement avant de coordonner : reprendre un dossier, vérifier les faits, créer un suivi, rédiger, relancer, paramétrer un outil, résoudre un premier niveau de difficulté, puis mobiliser le bon spécialiste lorsque le sujet dépasse votre périmètre. L’objectif est que les dossiers avancent sans dépendre de relances permanentes de la direction.

MISSIONS PRINCIPALES :

· Transformer les demandes reçues par email, messagerie, réunion ou échange oral en tâches structurées, avec responsable, priorité, échéance, informations nécessaires et résultat attendu.

· Prioriser les urgences, détecter les contradictions, les dossiers incomplets, les blocages ou les tâches annoncées comme terminées sans preuve du résultat.

· Tenir les tableaux de suivi et outils de pilotage à jour, relancer les parties prenantes et suivre les actions jusqu’à leur aboutissement.

· Préparer et animer des points d’avancement, vérifier la réalité des livrables, identifier les difficultés et organiser les prochaines actions.

· Découper les projets transverses en étapes, responsabilités, échéances et dépendances, puis coordonner les différents intervenants jusqu’à la livraison.

· Rédiger des procédures, guides, comptes rendus, supports de formation et documents internes permettant de rendre le travail reproductible et compréhensible.

· Construire une mémoire fiable des dossiers : historiques datés, décisions, engagements, documents, rappels, prochaines actions et points en attente.

· Traiter les problèmes dans votre périmètre, rassembler les faits, identifier la cause, solliciter le bon interlocuteur lorsque nécessaire et documenter la solution.

· Assurer le suivi administratif des dossiers : facturation, pièces, relances, échéances et transmissions aux spécialistes comptables, juridiques ou administratifs.

· Coordonner certaines activités liées aux clients, au SAV complexe, à l’e-commerce, aux fiches produits, aux prestations marketing ou aux projets numériques lorsque ces sujets entrent dans le périmètre suivi.

· Organiser les accès, les outils, les documents et l’intégration des collaborateurs ; suivre la bonne réalisation des étapes de recrutement, d’onboarding et de formation lorsque cela vous est confié.

· Identifier les tâches répétitives pouvant être simplifiées ou automatisées, tester des solutions, documenter leur fonctionnement et accompagner leur adoption par les équipes.

· Préserver une vision d’ensemble tout en faisant remonter à la direction les décisions qui nécessitent un arbitrage : budget, changement majeur de priorité, moyens supplémentaires ou engagement hors mandat.

PROFIL RECHERCHÉ :

Maîtrise professionnelle indispensable de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.

Maîtrise indispensable d’au moins une autre langue étrangère (arabe, espagnol, mandarin, cantonais ou autre langue pertinente dans un environnement international).

· Expérience démontrable de structuration d’une activité, d’une organisation, d’une équipe ou de plusieurs projets simultanés.

· Excellente capacité d’organisation, de priorisation et de suivi jusqu’au résultat.

· Très bonne qualité rédactionnelle et capacité à produire des messages, comptes rendus, procédures et synthèses clairs.

· Capacité à faire respecter un cadre avec diplomatie, fermeté et sens du relationnel.

· Leadership concret : clarifier les attentes, demander un engagement précis, relancer, donner un retour constructif et faire remonter un problème avant qu’il ne s’aggrave.

· Capacité à distinguer un manque de moyens, une mauvaise compréhension, un défaut de méthode ou une difficulté individuelle avant de conclure sur la performance d’un collaborateur.

· Curiosité technologique orientée vers les améliorations utiles plutôt que vers l’accumulation d’outils.

· Autonomie, initiative, sens des responsabilités et goût de la construction dans un environnement entrepreneurial.

· Capacité à passer rapidement du diagnostic à l’action et à travailler avec des moyens limités sans perdre la qualité du suivi.

· Excellente mémoire de contexte, vigilance sur les engagements et discipline documentaire.

COMPÉTENCES ATTENDUES :

ORGANISATION, MÉMOIRE ET FIABILITÉ : DES CRITÈRES ESSENTIELS

Nous recherchons une personne dotée d’une excellente mémoire de contexte : interlocuteurs, décisions précédentes, engagements, liens entre dossiers et points encore ouverts. Cette mémoire doit être soutenue par une méthode de suivi fiable. Vous devez savoir retrouver rapidement une information, reprendre un dossier après une interruption et éviter qu’un engagement important se perde.

Vous ne devez pas seulement être très organisé(e) personnellement : vous devez être capable de rendre l’organisation collective plus claire, plus simple et plus fiable.

MAÎTRISE DES OUTILS ET ENVIRONNEMENT NUMÉRIQUE

Une forte aisance numérique est indispensable. Vous devez aimer comprendre le fonctionnement d’un outil, le paramétrer, rechercher une solution et utiliser l’intelligence artificielle pour gagner du temps sans perdre le contrôle du résultat.

· Notion : maîtrise opérationnelle forte pour structurer tâches, bases, vues, modèles, documentation, échéances et règles de mise à jour.

· Google Workspace : Drive, Docs, Sheets, Gmail, Calendar et organisation partagée des fichiers et informations.

· IA générative et automatisation : ChatGPT, Claude, Gemini ; capacité à identifier les tâches automatisables, formaliser un besoin, tester les résultats et documenter le fonctionnement.

· Automatisation / agents : Make, n8n et outils comparables ; une capacité à réaliser ou faire évoluer des automatisations simples constitue un atout important.

· Téléphonie et support : compréhension d’Aircall, OnOff ou outils comparables, des accès, routages, horaires, enregistrements et statistiques.

· E-commerce : compréhension de Shopify, AfterShip, transporteurs et plateformes de visibilité pour suivre un parcours de commande, des incidents et les échanges entre intervenants.

· Administration / finance : aisance avec Qonto, Dext, Dolibarr, Fulll, Pennylane, Chorus Pro, solutions de paiement ou outils équivalents pour suivre pièces, contrôles, échéances et transmissions.

· RH / signatures / formation : Teamtailor, Adobe Sign, Notion, Moodle, Glowbl ou outils comparables.

· Communication / marketing / analyse : Canva, Miro, plateformes publicitaires, GA4, Search Console, Tag Manager ; capacité à comprendre les comptes rendus des spécialistes et à suivre les actions.

· Environnement technique : compréhension suffisante de GitHub, Netlify, Render, Supabase ou équivalents pour suivre les dépendances, les accès et les livraisons sans être nécessairement développeur(se).

LANGUES & ENVIRONNEMENT INTERNATIONAL

Le poste s’exerce dans un environnement international. La maîtrise professionnelle de l’anglais est indispensable, à l’oral comme à l’écrit.

La maîtrise d’au moins une autre langue étrangère est également indispensable. Sont notamment valorisés : arabe, espagnol, mandarin, cantonais ou toute autre langue utile dans un contexte international.

Vous devez être capable d’adapter votre communication à des interlocuteurs de cultures, pays et niveaux de technicité différents, et de travailler avec des équipes, partenaires ou prestataires internationaux.

CE QUI FERA LA DIFFÉRENCE

· Vous avez déjà repris une organisation dans laquelle les demandes se perdaient ou les responsabilités étaient floues, puis mis en place un fonctionnement adopté par les équipes.

· Vous savez montrer des exemples concrets de tableaux de suivi, procédures, espaces Notion, automatisations, workflows ou documents que vous avez personnellement conçus ou améliorés.

· Vous savez reprendre un dossier interrompu, reconstituer rapidement son historique et décider des prochaines actions sans repartir de zéro.

· Vous appréciez les petites structures et les environnements entrepreneuriaux où il faut à la fois réfléchir, organiser et agir.

· Vous cherchez à rendre les équipes progressivement plus autonomes plutôt qu’à devenir le point de passage obligatoire de toutes les décisions.

DÉTAILS DU CONTRAT :

• Type de contrat / statut : CDI /CDD /Indépendant

• Organisation : Temps Plein

• Rémunération : à déterminer selon le profil et l’expérience ; une question de présélection est prévue à cet effet

• Prise de fonction : dès que possible
  

POURQUOI REJOINDRE EBHI ?

Si vous avez un fort sens organisationnel et que vous souhaitez jouer un rôle central dans le développement de projets innovants, EBHI vous offre une opportunité unique de vous épanouir au sein d'une équipe dynamique et passionnée. Vous aurez l'occasion de travailler sur des projets variés, dans un environnement qui valorise la créativité et l'initiative.

COMMENT POSTULER ?

· CV à jour.

· Réponses à l’intégralité des questions de présélection.

· Présentation vidéo de 2 à 3 minutes selon la consigne indiquée dans le formulaire.

· Lorsque vous en disposez, lien ou document non confidentiel montrant un exemple concret de processus, tableau de suivi, espace Notion, procédure ou automatisation que vous avez personnellement conçu(e) ou amélioré(e).

· Prétentions financières indiquées dans le formulaire.

Les candidatures incomplètes pourront ne pas être étudiées.

REJOIGNEZ EBHI !

…et participez à un projet humain, utile et stimulant, au croisement du digital, de la formation et de l'organisation !